Cahier des charges fonctionnel, ce qu'il doit contenir et ce qu'il vaut mieux laisser ouvert

Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que le logiciel doit permettre de faire, du point de vue de ceux qui l'utiliseront. Le cahier des charges technique décrit comment il sera construit, avec quels langages, quelle architecture, quel hébergement.

Pour une PME, le premier est le plus utile. Le second revient au prestataire, qui doit pouvoir justifier ses choix techniques au regard du besoin exprimé.

Un cahier des charges fonctionnel tient en quelques pages quand il va à l'essentiel.

• Le contexte et l'objectif, ce qui ne fonctionne pas aujourd'hui et ce que l'on veut obtenir.
• Les utilisateurs, qui se servira de l'outil, dans quelles conditions, avec quel niveau d'aisance.
• Les processus à couvrir, décrits comme une suite d'étapes réelles, avec leurs exceptions.
• Les données manipulées, et les outils existants avec lesquels le logiciel devra échanger.
• Les contraintes, délais, budget, sécurité, obligations réglementaires propres à votre secteur.
• Les critères de réussite, comment vous saurez que le logiciel remplit son rôle.

Le piège le plus courant est de décrire chaque écran et chaque bouton avant le premier échange avec les utilisateurs. Ces choix sont alors figés au moment où l'on en sait le moins.

Mieux vaut laisser ouverts les points qui s'apprennent en construisant.

• La disposition des écrans, qui se teste sur des maquettes avec les vrais utilisateurs.
• Les fonctionnalités secondaires, qui peuvent attendre une deuxième version.
• Les choix techniques, qui dépendent de contraintes que le prestataire doit expliquer.

C'est fréquent, et ce n'est pas bloquant. Un premier atelier avec les personnes qui font le travail permet de rédiger ensemble le périmètre d'une première version. Le document qui en sort est plus court qu'un cahier des charges classique, et beaucoup plus juste.